Existe una herramienta para convertir texto en columnas (como si se tratara de un .csv)
La opción de Texto a columnas se encuentra en Datos > Herramientas de datos.
Para convertir a columnas se necesita de un delimitador: comúnmente se usa la coma, el punto y coma o el asterísco.
Eliminar duplicados
La opción Quitar duplicados se encuentra en Datos > Herramientas de datos.
Quitar duplicados nos permite eliminar las filas donde los datos se hayan repetido en otras filas.
Validación de datos
La opción Validación de datos se encuentra en Datos > Herramientas de datos.
Dentro de Validación de datos encontramos 3 herramientas: la configuración, el mensaje de entrada y el mensaje de error.
La configuración permite validar los datos según texto, número, lista, fecha, entre otros.
Tanto los mensajes de entrada como de error sirven para que el usuario esté informado sobre la entrada de los datos.
Esta herramienta es muy útil para estandarizar nuestros datos.
Análisis de información
Formato condicionado
Condicionar el formato se refiere a establecer un formato de celda/valor solo para aquellos que cumplan ciertas condiciones.
La opción de Formato condicional se encuentra en Inicio > Estilos.
Entre los formatos encontrados se puede: colocar barras, poner escalas de color, usar íconos y condicionar de acuerdo a números, texto y fechas.
Analizar datos automáticamente
En Excel 365 existe la opción Analizar datos que se encuentra en Inicio > Análisis.
Analizar datos nos muestra una serie de gráficos o tablas para insertar de acuerdo a una selección de campos.
Es útil para la visualización de datos (y tal vez una ayuda para la inteligencia de negocios).
Tablas dinámicas
Tablas dinámicas
La opción para crear Tablas dinámicas se encuentra en Insertar > Tablas.
Lo primero que tenemos que seleccionar es el origen de los datos (lo recomendable es que sean de una tabla existente).
Luego de seleccionar el origen, seleccionamos la ubicación de la tabla dinámica.
La ventana para configurar la tabla dinámica se compone de las columnas de la tabla y de las áreas de la nueva tabla: filtros, columnas, filas y valores; donde deben ser arrastradas las columnas.
Una ventaja de usar tablas dinámicas es que podemos personalizarlas de acuerdo a los objetivos de nuestro trabajo.
👊 Considero que para aprender tablas dinámicas hay que saber cómo y cuándo usarlas, lo cual solo sabremos después de muchos intentos creando tablas dinámicas.
Campo calculado
Los campos calculados son fórmulas que se pueden añadir a una tabla dinámica y contar como una nueva columna de datos.
Para añadir campos calculados nos dirigimos a Analizar tabla dinámica > Cálculos.
Para configurarlo, ponemos el nombre de la nueva columna y luego creamos la fórmula usando los campos ya existentes en la tabla dinámica.
Gráficos
Tipos de gráficos
Gráfica de barras. Cada barra representa un valor de columna.
Gráfica de barras apiladas. Cada barra tiene una subclasificación.
Gráfica de líneas. Para ver tendencias.
Gráfica circular. Recomendado en casos particulares (con amplia diferencia porcentual).
Gráfica de barras horizontales. Para ver diferencias de forma más clara.
Insertar un gráfico y seleccionar datos
Los gráficos se pueden insertar dentro de la ficha Insertar > Gráficos.
Insertar un gráfico nos abre dos nuevas fichas: Diseño de gráfico y Formato.
En Diseño de gráfico encontramos todas las configuraciones para nuestro gráfico: desde los tipos de gráfico hasta la forma de presentarlo.
👊 Los gráficos son herramientas de visualización así que primero sería importante tener claro los objetivos que queremos comunicar al mostrar los gráficos.
Gráficos dinámicos
Los gráficos dinámicos combinan la configuración de tablas dinámicas con la visualización de los gráficos.
Para insertar un gráfico dinámico nos dirigimos a Insertar > Gráficos.
Las configuraciones se repiten tal como en las tablas dinámicas: cuatro secciones (filtros, leyenda, ejes y valores) para mover los campos, poder generar segmentaciones y poder cambiar el diseño y formato.
Fórmulas avanzadas
Funciones condicionales
Algunas de las funciones que se usan con condiciones son las siguientes:
=IF()/=SI()
=SUMIF()/=SUMAR.SI()
=SUMIFS()/=SUMAR.SI.CONJUNTO()
=AVERAGEIF()/=PROMEDIO.SI()
=AVERAGEIFS()/=PROMEDIO.SI.CONJUNTO()
=IFERROR()/=SI.ERROR(). Para mostrar un valor en específico en cambio de un error.
BuscarV y BuscarH
Las funciones de búsqueda retornan un valor dado un término, son las siguientes:
=VLOOKUP()/=BUSCARV()
=HLOOKUP()/=BUSCARH()
Funciones anidadas
Excel permite usar funciones dentro de funciones, lo cual amplia nuestro rango de soluciones.
Se usan mucho las anidaciones por ejemplo en las funciones lógicas: =SI(O(24=24;25=1);"Verdadero","Falso").
Funciones de índice y coincidir
La función =INDEX()/=ÍNDICE() retorna el valor de una celda dado el número de su fila y columna dentro de una matriz (rango).
La función =MATCH()/=COINCIDIR() retorna el número de la fila o columna de la celda que coincida con el valor buscado.
Función anidada de índice + coincidir
La combinación de =ÍNDICE() y =COINCIDIR() puede ser muy útil cuando se desea buscar un valor dentro de una matriz en función de un valor de fila y columna específicos.
Esta combinación se usa a menudo para reemplazar las funciones =BUSCARV() y =BUSCARH(), ya que no requiere que los datos estén ordenados.
Un ejemplo de uso sería =ÍNDICE(A1:C10, COINCIDIR("valor1", A1:A10, 0), COINCIDIR("valor2", A1:C1, 0)).
Creación de dashboards
Tabla de datos
Un dashboard tiene como objetivo visualizar los datos más importantes del libro de manera rápida y visual.
Para hacer un resumen o reporte de datos es recomendable crear una tabla, para este propósito, en una nueva hoja.
En esta tabla deben encontrarse todos los campos que serán resumidos y serán colocados en gráficos o usados para tablas dinámicas del mismo dashboard.
Tablas dinámicas
El potencial de los dashboards empieza cuando combinamos las funciones con la creación de las tablas, haciendo que se vuelvan dinámicas.
Un ejemplo sería crear una lista dentro de una celda, de manera que cambiar el valor alteraría los elementos gráficos y de tabla en el dashboard.
Gráficas
Los gráficos son esenciales en cualquier dashboard ya que ofrecen una representación visual de los datos.
Se pueden utilizar diferentes tipos de gráficos según los datos y la información que se quiera resaltar.
Un dashboard efectivo usualmente combina diferentes tipos de gráficos para proporcionar una visión completa y detallada de los datos.
Análisis de información avanzado
Buscar objetivo
La función Buscar objetivo es una herramienta que permite calcular el valor de entrada necesario para obtener un resultado específico en una fórmula.
Se encuentra en Datos > Previsión > Análisis de hipótesis.
Es útil cuando sabemos el resultado que queremos obtener y necesitamos saber qué valor de entrada nos permitirá alcanzarlo.
Administrador de escenarios
El Administrador de escenarios es una herramienta que nos permite crear y guardar diferentes grupos de valores de entrada (escenarios) y luego cambiar rápidamente entre ellos para ver cómo cambian los resultados.
Se encuentra en Datos > Previsión > Análisis de hipótesis.
Es útil para probar diferentes supuestos y ver cómo afectan a los resultados de una fórmula o modelo.